Jeśli określone zdarzenie – przede wszystkim chodzi tutaj o urodzenie, małżeństwo czy też śmierć – miało miejsce poza granicami naszego kraju, musimy sami zadbać o to by również w Polsce zostało ono zarejestrowane w celu uzyskania odpowiednio polskiego aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu. Zagraniczny dokument stanu cywilnego może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze tzw. transkrypcji.
Na czym polega transkrypcja aktu?
Transkrypcja aktu stanu cywilnego polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.
Transkrypcji podlega wyłącznie dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
Czy kierownik urzędu stanu cywilnego może odmówić rejestracji zagranicznego aktu stanu cywilnego?
Co do zasady organ zobligowany jest do dokonania transkrypcji, może jednak odmówić dokonania transkrypcji, gdy:
- dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;
- zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
- transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
Jak zarejestrować zagraniczny akt stanu cywilnego w polskim Urzędzie Stanu Cywilnego?
W celu dokonania transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego (aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu), należy złożyć stosowny wniosek do konsula lub bezpośrednio do polskiego kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Do wniosku dołączamy oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z tłumaczeniem, którego zgodność zostanie potwierdzona przez konsula lub tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego bądź konsula.
W przypadku rejestracji aktu urodzenia dziecka jeżeli jeden z małżonków nie posiada polskiego aktu urodzenia, a w Polsce nie zostało zarejestrowane małżeństwo rodziców dziecka należy złożyć oryginał aktu urodzenia tego rodzica (może być wymagana apostille lub legalizacja, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów) wraz z polskim tłumaczeniem. W przeciwnym razie trankrypcja może zostać dokonana, jednakże akt nie będzie posiadał wszystkich danych i może nie być możliwe nadanie numeru PESEL i wyrobienie dokumentu paszportowego.
Kto może załatwić sprawę?
Wniosek może złożyć osoba, której dotyczy zagraniczny akt stanu cywilnego lub ustanowiony przez nią pełnomocnik.
Strona zamieszkała za granicą, która chce złożyć wniosek bezpośrednio do właściwego urzędu stanu cywilnego, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju. Polski organ nie wysyła korespondencji za granicę
Co w przypadku, gdy zagraniczny dokument stanu cywilnego dotyczący zawarcia małżeństwa nie zawiera informacji o zmianie nazwiska?
Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
Jeżeli transkrypcji dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska.
Czy można zarejestrować w Polsce małżeństwo zawarte za granicą przez osoby tej samej płci?
W świetle prawa obowiązującego w Polsce małżeństwa jednopłciowe są niedopuszczalne, zatem zagraniczny akt małżeństwa może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji jedynie wówczas, gdy wskazuje jako małżonków mężczyznę i kobietę.
Powyższe byłoby nie do pogodzenia nie tylko z podstawowymi zasadami polskiego porządku prawnego, ale również skutkowałoby koniecznością ujawnienia w polskim akcie stanu cywilnego, w rubryce „kobieta”, danych mężczyzny, co z kolei naruszałoby przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego, określającego urzędowe odpisy skróconych i zupełnych aktu małżeństwa, które wyraźnie przewidują, że w przypadku tego aktu, jako małżonków należy wpisać dane kobiety i mężczyzny (zob. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 8 stycznia 2019 r., sygn.
IV SA/Wa 2618/18)
Czy można w Polsce dokonać transkrypcji aktu urodzenia dziecka rodziców tej samej płci?
W świetle obowiązujących przepisów prawa nie jest możliwe wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego treści zagranicznego aktu urodzenia obydwu rodziców tej samej płci. Sama rejestracja aktu urodzenia dziecka oczywiście jest możliwa, jednak zostaną uwzględnione dane wyłącznie jednego rodzica. Nie można bowiem zmienić rubryki – „ojciec” i ”matka” na „ojciec” i „ojciec” lub „matka” i „matka”.
Czy można uzupełnić lub sprostować akt stanu cywilnego, jeśli okaże się, że nie zostały wpisane poprawnie wszystkie dane?
Jeżeli akt stanu cywilnego nie zawiera wszystkich danych, które powinny być w nim zamieszczone bądź posiada błędy, może zostać uzupełniony lub sprostowany.
Uzupełnienia i sprostowania aktu stanu cywilnego można dokonać na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej osoby lub jej wstępnych. Procedura składania wniosku wygląda podobnie, jak przy rejestracji aktu stanu cywilnego.
UWAGA! W przeciwieństwie do rejestracji aktu stanu cywilnego, Konsul nie pośredniczy w przyjmowaniu wniosków o uzupełnienie i sprostowanie treści aktu stanu cywilnego. Wniosek ten należy złożyć bezpośrednio do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, który wydał akt.
Jeśli potrzebujesz pomocy lub chcesz uzyskać więcej informacji, zapraszam do kontaktu z kancelarią -> formularz -> dane kontaktowe
Jeśli jesteś zainteresowany innymi artykułami i chcesz być na bieżąco ze wszystkimi ciekawostkami prawniczymi, zapraszam do polubienia i obserwowania mojej strony na facebooku -> Kancelaria Adwokacka Magdalena Tybor.
Przeczytaj również:
Krewny zmarł za granicą – jak przeprowadzić postępowanie spadkowe?
Przegapiłeś termin na odrzucenie spadku? Jak zabezpieczyć się przed odziedziczonymi długami?